Fim de mandato: como entregar a contabilidade pronta pra próxima gestão

O último mês de mandato sempre é o pior. Festa de fim de gestão, reunião de transição, e — em algum momento — alguém pergunta: "cadê o relatório?". Quem não preparou durante o ano vira a noite tentando reconstruir o que aconteceu nos últimos 12 meses.

Se sua loja tá no Caify, esse trabalho já tá feito. O que falta é saber onde clicar pra extrair, e como apresentar isso pra próxima gestão de um jeito que faz sentido pra base.

O essencial pra entregar

Não precisa de relatório de 40 páginas. A próxima gestão precisa de quatro coisas:

1. Resumo financeiro do período — quanto entrou, quanto a Caify cobrou de fee, quanto sobrou.
2. Detalhamento por produto — o que vendeu bem, o que ficou parado.
3. Pedidos pendentes — quem ainda não retirou, quem pediu devolução.
4. Auditoria — quem fez o quê no painel (transição limpa exige rastreabilidade).

Passo a passo no painel Caify

1. Filtrar pedidos do mandato

No admin, vai em Pedidos e filtra por data: do dia que vocês assumiram até hoje. Marca status "Pago" + "Em produção" + "Pronto pra retirada" + "Retirado". Isso te dá o universo de vendas efetivas.

2. Exportar CSV

Botão Exportar CSV no topo da lista de pedidos. Vai gerar um arquivo com todas as colunas: número, cliente, produto, valor, método de pagamento, data, status. Abre no Excel, Google Sheets ou Numbers — já vem com formatação correta de moeda brasileira.

3. Relatório de receita

Em Relatórios, escolhe o período do mandato. Você vê:

• GMV total (receita bruta)
• Quanto foi pra Mercado Pago em taxa de pagamento
• Quanto foi pra Caify em fee
• Receita líquida — o que de fato entrou na conta da CA
• Quebra por mês (gráfico)

Esse número final é o que importa pra prestação de contas. Anota e cola no documento de transição.

4. Lista de pendências

Antes de passar o bastão, resolve as pendências:

• Pedidos pagos mas não retirados há mais de 30 dias — entra em contato.
• Solicitações de devolução abertas — decide e processa (Caify estorna automático no MP).
• Cupons ativos — vai querer manter ou desativar antes da próxima gestão criar os deles.
• Estoque baixo — relata pra próxima gestão saber o que precisa repor.

5. Trilha de auditoria

Esta é a parte que ninguém pensa, mas que protege legalmente: a próxima gestão pode (e deve) ver que todas as ações foram autorizadas e quem as fez. No admin, em Auditoria, baixa o CSV do período. Toda mudança de produto, pedido cancelado, cupom criado, fica registrado.

Modelo de relatório (copia e cola)

Estrutura mínima que funciona pra qualquer assembleia:

1. Resumo executivo (1 parágrafo, voz da diretoria)
“Vendemos X camisetas/produtos, gerando R$ Y em GMV, com receita líquida pra CA de R$ Z, no período de DD/MM a DD/MM.”

2. Detalhamento financeiro (tabela)
Receita bruta · Taxas MP · Fee Caify · Outras despesas (se houver) · Receita líquida

3. Top 5 produtos (lista)
Quais geraram mais GMV e em quantas unidades.

4. Pendências entregues (checklist)
Pedidos não retirados, devoluções abertas, estoque baixo.

5. Anexos
CSV completo de pedidos · Auditoria do período · Extrato MP (baixar separado).

Cuidados na transição

1. Não remova o admin antigo na hora. Crie o admin da próxima gestão primeiro, deixe os dois ativos por 2-4 semanas pra eventual dúvida, depois revoga o antigo. No Caify, você adiciona admins em Configurações → Administradores.
2. Documente a senha do MP, não a passe. A próxima gestão deve reconectar com a conta MP deles próprios. Conta no nome de pessoa física é problema futuro.
3. Tire screenshots dos relatórios. Se daqui a 6 meses surgir dúvida, você quer ter a fonte original — não só o que foi exportado.
4. Apresenta pessoalmente. Mandar PDF não basta. Reunião de 1h com a nova gestão, mostrando a planilha e respondendo perguntas, evita 80% dos boatos futuros.