Checklist da semana do calouro: tudo que sua Atlética precisa preparar

Semana do calouro é o evento que define o ano da Atlética. Camiseta da gestão, festa, intercolegial preview, captação de patrocínio, recepção oficial — tudo se concentra em ~7 dias intensos. Quem se prepara com antecedência vive a semana; quem improvisa, sobrevive.

O cronograma abaixo é o que vimos rodar em Atléticas grandes e pequenas. Adapte aos seus prazos, mas mantenha o princípio: cada coisa nasce com pelo menos 2 semanas de folga.

8 semanas antes — definir e contratar

• Tema da semana e identidade visual. Define cor, slogan, mascote do ano. Tudo o resto deriva daqui.
• Cotação de gráfica pra camiseta da gestão e camiseta comercial. Peça 3 orçamentos, compare prazo + preço + qualidade do tecido.
• Briefing do designer. Se for da própria diretoria, combine entregas. Se for freela, feche o contrato.
• Reserva de espaço da festa, recepção e confraternização. Locais bons fecham com 2 meses de antecedência.
• Primeira lista de patrocinadores potenciais. Bares, marcas de bebida, gráficas locais, lojas de produtos esportivos.

6 semanas antes — abrir frentes

• Aprovar arte final da camiseta com toda a diretoria.
• Fechar pedido da gráfica (camiseta da gestão + comercial em pré-venda).
• Mandar propostas de patrocínio formais com proposta de mídia.
• Subir a loja online do CA/Atlética. Mesmo que a venda só comece em duas semanas, ter o canal pronto evita pressa depois.
• Definir programação completa: dia, horário e custo de cada evento da semana.

Se sua Atlética ainda não tem uma loja online dedicada, esse é o momento de subir. Camiseta da semana do calouro é a venda mais previsível do ano — começar com PIX direto na conta do CA economiza horas de conferência depois.

4 semanas antes — divulgar e vender

• Lançamento da camiseta. Post no Instagram, story na conta da Atlética e dos membros, link da loja na bio.
• Abrir a venda online com prazo claro de fechamento da pré-venda.
• Lista de aprovações pendentes da universidade (reserva de salão, permissão pra venda no campus, segurança).
• Confirmar patrocínios e fechar contrapartidas (banners, sampling).
• Pré-divulgação da festa — venda de ingresso online também pela loja, evitando catraca improvisada na hora.

2 semanas antes — fechar e produzir

• Encerrar pré-venda da camiseta. Some os pedidos confirmados (pagos) por modelo e tamanho. Cuidado: pedido em aberto (não pago) NÃO conta.
• Confirmar pedido final com a gráfica.
• Reunião de divisão de tarefas operacionais do dia: quem fica em cada ponto, quais kits de retirada, como vai ser o controle.
• Cronograma minuto a minuto da recepção (quem fala, em que ordem, qual dinâmica).
• Pedir lista de calouros pra coordenação do curso.

1 semana antes — operação afinada

• Retirada da gráfica + conferência peça a peça.
• Lista impressa de pedidos pagos em ordem alfabética, com modelo + tamanho + checkbox de "retirado".
• Material gráfico do dia (banner, pulseira, ficha de cadastro).
• Reforço de divulgação pra quem ainda não comprou camiseta.
• Combine ponto fixo de retirada na universidade — não improvise no dia.

Durante a semana — execução

• Retirada estruturada: ponto fixo, 2 pessoas no posto, uma confere documento, outra entrega.
• Pix direto na conta do CA/Atlética pra venda de ingresso na porta.
• Recepção oficial: tempo curto, energia alta, foco em explicar onde achar a Atlética nos próximos meses.
• Time de plantão respondendo Direct e WhatsApp — calouro tem dúvida básica, atendimento rápido converte.
• Conteúdo nas redes em tempo real (Stories, Reels curtos).

Depois — fechar contas e plantar a próxima

• Conferência de retirada. Quem comprou e não retirou: mensagem nominal por DM com prazo final.
• Exporte o relatório financeiro completo da loja (entradas, taxas, retiradas pendentes).
• Prestação de contas pública — story carrossel mostrando faturamento bruto, custos, líquido, próximos passos.
• Mandar mensagem de agradecimento pros patrocinadores com fotos + números da semana.
• Reunião de retrospectiva da diretoria: o que funcionou, o que ajustar pro próximo evento (intercolegial geralmente vem aí).

Armadilhas que destroem semana do calouro

• Pedir camiseta sem dinheiro confirmado. Pré-venda paga é o mínimo — promessa de calouro não paga gráfica.
• Misturar PIX pessoal + conta do CA. Conta separada (pode ser MEI da gestão) deixa tudo rastreável.
• Subestimar produção. Gráfica atrasa, é regra. Tenha plano B (gráfica reserva ou estoque de modelo extra do ano passado).
• Não publicar prestação de contas. Calouro não vai confiar na gestão se não enxergar pra onde foi o dinheiro.