Cargos do centro acadêmico: quem faz o quê e quem acessa o quê

Os cargos do centro acadêmico, na teoria, estão no estatuto. Na prática: reunião de diretoria, dez pessoas na sala. Alguém pergunta quem vai responder a coordenação sobre a sala nova. Silêncio. Depois três pessoas dizem "eu posso". Na semana seguinte, ninguém respondeu, porque cada uma achou que a outra ia fazer.

Na mesma chapa, a senha do Instagram é conhecida por sete pessoas, mas a do banco só pelo tesoureiro, que está de intercâmbio. O drive tem uma pasta "Financeiro" que qualquer membro edita, e uma vez alguém apagou o balanço sem querer.

Os dois problemas têm a mesma raiz: os cargos existem no estatuto e na foto da posse, mas ninguém traduziu isso em "quem faz o quê" e "quem acessa o quê". Este artigo faz essa tradução.

Os cargos do centro acadêmico e o que cada um realmente faz

O estatuto do seu CA define a lista oficial (confira lá antes de sair criando cargo). Mas a divisão abaixo aparece em quase toda chapa, de CA pequeno a Atlética grande:

A coluna "não deveria fazer" é a mais importante. A maioria das brigas de chapa vem de cargo pisando no pé de cargo.

Chapa pequena: acumule com critério

Chapa de cinco pessoas não tem oito diretorias. Acumule assim:

• Presidente + acadêmico (os dois falam com a coordenação).
• Vice + eventos (o vice precisa de um projeto próprio).
• Tesoureiro sozinho, sempre. É o único cargo que não deve acumular nada, porque dinheiro exige tempo e atenção.
• Secretaria + comunicação (as duas produzem texto e organizam informação).

Escreva a lista de responsabilidades, não só o nome do cargo

"Diretor de eventos" não diz nada. "Responsável por: orçamento de cada evento aprovado pela tesouraria antes de fechar fornecedor; lista de convidados; retirada de ingressos; relatório em até 7 dias depois do evento" diz tudo.

Faça isso na primeira reunião da gestão, cargo por cargo. Três a seis linhas por cargo, no drive geral do CA. O resultado tem dois efeitos imediatos: acaba o "achei que era você", e quando alguém sair da chapa no meio do mandato, quem entra sabe exatamente o que herda.

Se o CA tem um sistema de gestão, cadastre os cargos lá com o nome de quem ocupa. No Caify isso fica na chapa do mandato, e cada cargo pode ter permissões diferentes, o que leva ao próximo ponto.

Quem acessa o quê: o princípio do mínimo necessário

A regra é simples: cada pessoa acessa o que precisa pra fazer o seu cargo, e nada além. Não é desconfiança. É proteção pra própria pessoa: se só o tesoureiro e o presidente acessam a conta, e sumiu dinheiro, a lista de suspeitos é curta e a investigação é rápida. Se dez pessoas acessam, ninguém é responsável e todo mundo é.

Uma matriz que funciona pra maioria dos CAs:

Repare que "visualizar" é generoso e "editar" é restrito. Transparência não é todo mundo com senha. Transparência é todo mundo enxergando.

Grupos de acesso em vez de pessoa por pessoa

Em vez de dar permissão pra "o João", dê permissão pra "Finanças" e coloque o João lá. Quando o João sair, tira ele do grupo e coloca a próxima pessoa. Nada quebra.

Grupos que costumam bastar:

• Finanças: tesoureiro, presidente, segundo tesoureiro se houver.
• Comunicação: diretoria de comunicação e presidente.
• Eventos: diretoria de eventos e tesoureiro (pra ver orçamento).
• Diretoria: todo mundo da chapa.

Isso vale pra pasta do drive, pra planilha, pra sistema de gestão. Quem usa Caify cria esses grupos e restringe pasta e permissão por grupo, e o próprio sistema barra quem não está no grupo.

Cargos sem dono: os buracos clássicos

Alguns trabalhos não cabem em cargo nenhum e por isso ninguém faz. Nomeie um dono pra cada, mesmo que seja "acúmulo":

• Patrimônio. Quem sabe onde está a caixa de som? Quem faz a vistoria a cada semestre?
• Parcerias. Quem renova o desconto da lanchonete? Quem cobra a contrapartida?
• Transição. Quem vai montar o checklist de passagem no fim do mandato? Se ninguém, leia o checklist de transição de gestão e nomeie agora.
• Sugestões e ouvidoria. Quem lê o que o curso manda e leva pra reunião?

Quando alguém sai no meio do mandato

Acontece em toda gestão: alguém tranca, faz intercâmbio, briga com a chapa. O estatuto costuma dizer como substituir (indicação da diretoria, suplente, eleição complementar). Independente do rito, faça três coisas no mesmo dia:

1. Tire a pessoa de todos os grupos de acesso e troque as senhas que ela conhecia.
2. Pegue a lista de responsabilidades do cargo e redistribua até a substituição.
3. Registre em ata quem assumiu o quê e desde quando.

Sem isso, o cargo fica "meio ocupado" por meses e as tarefas evaporam.

Faça o exercício na próxima reunião: cada cargo lê em voz alta o que acha que faz, os outros completam ou discordam, e a secretaria escreve. Depois montem a matriz de acesso e tirem senha de quem não precisa. Uma hora de reunião chata que economiza um mandato de "quem era pra fazer isso?".